Wyobraźmy sobie taki scenariusz – idziemy na spotkanie do szkoły podstawowej, do której rozważamy posłać naszego sześcio- lub siedmiolatka. Jeśli mieszkamy w pobliżu, pewnie widzimy przychodzące do szkoły, wychodzące i bawiące się wokół szkoły dzieci, więc coś tam wiemy o tej szkole, ale tylko trochę. Czego zatem powinniśmy się spodziewać, jeśli już przekroczymy drzwi wejściowe? Ano odrobiny ciepłego przyjęcia – wszak dla większości rodziców jest to pierwszy kontakt ze szkołą.
Jedna z ważniejszych zasad komunikacji mówi, że pierwsze wrażenie to obraz, który tworzymy sobie o jakiejś osobie/rzeczy/zjawisku w kilku chwilach, gdy je widzimy pierwszy raz. Obraz ten jest zabarwiony emocjami, długo się utrzymuje i silnie wpływa na nasze zachowanie. Dyrektorzy wszystkich szkół, którzy organizujecie spotkania z rodzicami – pokażcie najpierw ludzką twarz tej szkoły! Wszelkie regulaminy, wytyczne, zasady to sprawa drugorzędna. Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i większość z rodziców, którzy was oglądają właśnie w tych pierwszych momentach was zaczyna oceniać. Oczywiście możecie to zignorować, bo i tak „muszą“ posłać dziecko do szkoły, ale przyznajcie – to głupie podejście. Wszak chodzi też o współpracę z rodzicami, która być może zaczyna się już na spotkaniach otwartych.
Byłoby zatem wskazane, aby po przedstawieniu się na spotkaniu z rodzicami, dyrekcja zaczęła od: „A teraz opowiem Państwu o tym fantastycznym miejscu, w którym się znajdujemy...“, po czym dowiemy się różnych ciekawostek o szkole (niekoniecznie statystycznych, lecz bardziej tego, czym się szkoła wyróżnia, jakie sukcesy osiągnęła), jakiś anegdot, może tego, jacy sławni ludzie ukończyli szkołę itp. Nie powinno też zabraknąć humoru. A można też na powitanie rozdać cukierki lub małe pączki – czy to naprawdę takie trudne, żeby stworzyć miłą atmosferę na początku spotkania?
Potem oczywiście mogą nastąpić te informacje formalne, biurokratyczne wypełnienie obowiązku informacyjnego przez dyrektora. Na koniec znów coś przyjemnego. Ta technika w komunikacji roboczo nazywana jest „hamburgerem“ i stosowana jest najczęściej przy komunikowaniu złych informacji – to taka przekładka dobra wiadomość – zła wiadomość – dobra wiadomość. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby zastosować ją właśnie podczas spotkania z rodzicami sześciolatków. Bo zamiast złej wiadomości wstawiona może tu być „nudna“ informacja. Gwarantuję – zupełnie inna jakość spotkania! Ponadto rodzice wyjdą ze spotkania w bardziej optymistycznym nastroju i nie będą potem wylewać swoich żalów na internetowych forach pt. „Jestem przerażona wyborem szkoły dla mojego dziecka“ (bo to głównie mamy uczestniczą oczywiście w spotkaniach).
Teraz coś o sprawach formalnych. Naprawdę nie ma sensu wyświetlanie prezentacji z tekstem zasad rekrutacji oraz regulaminem rekrutacji do szkoły. Po pierwsze rodzice powinni otrzymać wyciąg z tych informacji do ręki (xero) – zawierający najważniejsze informacje o rekrutacji (może być na 1 stronę), zaś na stronie www szkoły powinny być do pobrania wszystkie dokumenty. Czas, w którym dyrektor szkoły przez pół godziny odczytuje z ekranu komputera krok po kroku zasady rekrutacji jest czasem straconej komunikacji z rodzicami, którzy przyszli na spotkanie. I jednocześnie dla nich sygnałem, że trzeba się „ulotnić“, bo nudno (na pierwszym spotkaniu, w którym uczestniczyłem do końca spotkania nie „dotrwała“ jedna trzecia sali...).
Oczywiście nie można zapomnieć o pytaniach, które chcieliby zadać rodzice. Przy dużej szkole przydałby się mikrofon, bo przy setce rodziców ci na końcu nie słyszą już tego, o co pytają ci na początku.
Rodzice w wielu wypadkach mogą nie mieć możliwości wyboru szkoły (bo organowi prowadzącemu może zależeć na rejonizacji i poprzez układ punktów sprawi, że dostanie się do innej szkoły nie będzie możliwe). Ale to nie oznacza, że szkoła na spotkaniach z rodzicami nie musi komunikować się skutecznie i przyjaźnie. Każda szkoła jest częścią społeczności lokalnej i „pracuje“ na swój wizerunek. A dokładnie najwięcej na niego pracują dyrektorzy i nauczyciele. Jeśli w komunikacji z rodzicami będą stosować hierarchiczny model komunikacji, do którego przywykli w codziennej szkolnej rutynie, wizerunek szkoły będzie przeciętny a i klimat do rozmowy i współpracy z rodzicami nie będzie najlepszy. Drodzy dyrektorzy szkół – spróbujcie komunikować się inaczej (znaczy: lepiej).
(Notka o autorze: Marcin Polak jest twórcą i redaktorem naczelnym Edunews.pl, zajmuje się edukacją i komunikacją społeczną, realizując projekty społeczne i komercyjne o zasięgu ogólnopolskim i międzynarodowym. Jest również członkiem grupy Superbelfrzy RP).
